Küçük işletmeler, düzenli bir hukuki hijyen rutini ile öngörülemeyen davaları ve mali kayıpları büyük ölçüde azaltabilir. Aylık bazda uygulanacak kısa bir kontrol listesi, çoğu işletme için yeterli korumayı sağlar. Bu liste sayesinde sözleşme yenilemeleri, personel belgeleri ve şirket içi kararlar sistematik şekilde takip edilebilir.
Sözleşme envanteri nasıl tutulmalı?
Tedarikçiler ve müşterilerle yapılan sözleşmelerin yenileme tarihlerini, otomatik uzatma maddelerini ve açık yükümlülükleri düzenli olarak takip edin. TBK m. 19 uyarınca sözleşme özgürlüğü kapsamında belirlenen şartlar, zamanında yenilenmezse kendiliğinden sona erebilir.
Kontrol adımları:
- Aktif sözleşmelerin listesini çıkarın ve sona erme tarihlerini işaretleyin
- Otomatik uzatma maddelerini gözden geçirin (bazı sözleşmeler sessiz kalma halinde kendiliğinden uzar)
- Sözleşme bedellerinde güncelleme veya endeksleme varsa kontrol edin
- Fesih bildirim sürelerini not alın (genellikle 30-90 gün arasında değişir)
Sözleşme envanterinin güncel olmaması, farkında olmadan yenilenen veya yüksek cezai şart içeren sözleşmelere bağlı kalmanıza yol açabilir.
İstihdam belgelerinde nelere dikkat edilmeli?
Güncel rol tanımları, politika onayları ve performans kayıtlarını tutarlı bir formatta saklayın. İş Kanunu md. 147 uyarınca işveren, işçiye yazılı iş sözleşmesi vermek ve özlük dosyasını düzenli tutmakla yükümlüdür.
Önerilen belgeler:
- İş sözleşmeleri ve imzalı nüshaları (işçi sayısı kadar)
- Yıllık izin ve fazla mesai kayıtları (İş Kanunu md. 59-64)
- Disiplin yönetmeliği ve imzalı teslim tutanakları
- Ücret bordroları ve SGK bildirge örnekleri
- İş sağlığı ve güvenliği eğitim kayıtları (6331 sayılı Kanun)
Eksik istihdam belgeleri, işe iade davalarında veya kıdem tazminatı uyuşmazlıklarında ispat yükünü işveren aleyhine çevirebilir. İş mahkemelerinde en sık karşılaşılan uyuşmazlık konularından biri, belge eksikliği nedeniyle işçi alacaklarının ispatlanamamasıdır.
Karar alma süreci nasıl belgelenmeli?
Önemli iç kararlar, sonraki belirsizliği önlemek için gerekçe ve onay notları içermelidir. TTK m. 374 vd. uyarınca yönetim kurulu kararlarının yazılı olması ve saklanması zorunludur. Limited şirketlerde müdür kararları da aynı şekilde belgelenmelidir.
Belgelenmesi gereken kararlar:
- Fiyat değişiklikleri ve indirim kararları (vergi ve muhasebe kayıtlarıyla uyumlu olmalı)
- Tedarikçi veya müşteri sözleşme değişiklikleri
- Personel alımı veya işten çıkarma kararları (gerekçeli olmalı)
- Kredi veya banka hesabı açma/kapama kararları
- Şirket temsilcisi ve imza yetkilisi değişiklikleri (ticaret siciline tescil zorunlu)
Aylık kontrol rutini: Her ayın ilk iş gününde bu kontrol listesini uygulayarak sözleşme yenilemelerini, personel belgelerini ve karar kayıtlarını gözden geçirin. Bu rutin, hukuki sürprizleri minimuma indirir ve işletmenizi güvence altına alır.